弊社は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令および社内規程等を、すべての役員・従業員が遵守することにより、個人情報の適正な取扱いと安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くし、継続的に見直しを実施して改善・向上に努めてまいります。

弊社が、管理組合よりお預かりおよび管理組合に提出する書類等の保管方法は次のとおりといたします。

• 1) 書類等をマンション内で保管する際は、管理室等施錠できる共用施設内に保管します。
• 2) 書類等を弊社で保管する際は、ＯＡ化したデータは不正アクセスできないよう防止策を講じ、書類等は耐火金庫ないし鍵付き書庫に保管し施錠します。

弊社が保管する書類等の個人情報はつぎの目的のために使用いたします。

• 1) 管理組合との間で契約締結した管理業務を履行するため
• 2) 災害や事故時の緊急連絡のため
• 3) 弊社の商品、各種サービスのご案内と販売のため
• 4) サービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため
• 5) 損害保険の代理業に関する業務遂行のため

弊社は、管理業務の遂行にあたり、組合員およびご入居の個人情報を外部の業者に対し委託する場合がございます。その場合は個人情報の保護に十分な措置を講じているものを選定し、委託先に対して必要かつ適正な監督を行い、個人情報の保護に努めます。

弊社はつぎの第三者に、書面・郵便物・電話・ファックス・インターネット・電子メール等で個人情報を提供する場合がございます。提供する個人情報の項目は、お名前、ご住所、電話番号に限定いたします。なお、ご本人からのお申し出より、第三者への情報提供は停止いたします。

• 1)外注業者
  ・弊社が業務の一部を第三者に外注する場合に業務を遂行するため
• 2) 三井不動産レジデンシャル株式会社
  ・管理組合および組合員がアフターサービスを受けるため
  ・商品、各種サービスのご案内と販売のため
  ・サービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため
• 3) 三井不動産リアルティ株式会社および三井不動産リアルティ東北株式会社
  ・商品、各種サービスのご案内と販売のため
  ・サービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため

弊社は個人情報の保護・運営体制につきましてはつぎのとおり行います。

• 1) 弊社代表取締役が選任した「個人情報保護管理責任者」を個人情報の保護に関する統括責任者とします。
• 2) 「個人情報保護監査責任者」を選任し、弊社の個人情報の保護に関する関係法令・規定等が遵守され、また個人情報保護に関する法令遵守が適切に運営されているか内部チェックを実施します。

組合員およびご入居様よりの個人情報の取扱いに関するお問い合わせご相談窓口はつぎのとおりといたします。
[企画営業部個人情報相談係]
TEL 022-262-9531 FAX 022-262-9521
E-mail:mfcm@cello.ocn.ne.jp